こんにちは、Webでのお困りごとを解決するWeeebです。
今回はデジタル化のメリットについて解説していきます。
デジタル化をすることにメリットはあるのか、みんなのデジタル化の目的はなんなのか知りたい人はぜひ参考にしてください。
まずデジタル化とは？
デジタル化とは、アナログで行われていたことをデジタル技術で簡易化することです。
例えば「手書きで作成していた請求書をパソコンを使ってデータ化すること」や、「対面で行っていた面接をオンラインで行うこと」などを指します。
また、商品やサービスにデジタル技術を使って新しいビジネスを展開するなど、デジタル技術やデータを用いて新しい価値を生み出すこともデジタル化と言います。
デジタル化についてもっと具体的に理解したい方はこちらの記事も参考にしてください。
デジタル化のメリット6選
そんなデジタル化にはさまざまなメリットがあるのですが、具体的にどのようなメリットがあるのか6つ紹介していきます。
①アナログ作業の効率化
従来の紙を使って行っている作業は記入ミスや回覧待ち、捺印などの作業が発生します。
ただデジタル化をするとこのようなアナログ作業の効率化を図ることができるのです。
例えば請求書を作成し、印刷して封筒に封入、その後郵便局に持っていく、などといった作業もなくなります。
パソコン上でWordやGoogleドキュメントでページを作成すればそのファイルを相手に送るだけで資料の共有が可能です。
会議用の資料を作成する際も、アナログの場合は印刷してホッチキスで留め、会議をする場所まで運ぶ、などといった作業が必要です。
しかし、資料をデジタルで作成すれば資料データを必要な人に一斉送信すればすみます。
アナログからデジタル化することにより、不要な作業が減って時間を大幅にカットすることができるのです。
②紙の消費が少なくなる
紙の消費が少なくなることも、デジタル化のメリットの一つです。
紙に印刷した場合、修正があれば再度印刷をしなければなりません。その分紙を使う枚数も増えてしまうでしょう。
会議に出席する人数分を印刷するとなれば、紙の使用量も増えます。デジタル化されていれば、同じ内容をそれぞれのパソコンなどで見ることができ、紙への印刷は不要です。
デジタル化したテキストや企画書などは、修正があればすぐに修正もできます。紙の消費が減ることで、紙の原料となる森林資源を守れるのもメリットです。
紙の焼却による二酸化炭素の排出量の減少にもつながります。デジタル化は環境保全においてもメリットとなるのです。
ペーパーレス化はコスト削減にもなります。膨大な情報が記載された紙を保管するには、保管庫や棚などが必要です。情報漏洩などを防ぐには、鍵のかかった保管庫や部屋が必要です。
書類をデジタル化すればそれらの費用はかかりません。資料を作成する際のインク代やホッチキス代などのコストも削減できます。
③セキュリティが強化される
重要書類や顧客データなどは、通常鍵でロックできる保管庫に置いておく必要がありますが、鍵を使えば誰でも開けることができるという状態はセキュリティにおいては万全ではありません。
重要なデータもデジタル化して閲覧制限やアクセス制限などを設定すれば、簡単に他の人が情報を入手できなくなります。
デジタル化により情報漏洩を防げる可能性が高くなるでしょう。
また、紙の書類は年数が経てば劣化して復元することができませんが、データ化されたものであれば、劣化する心配もありません。
④データの検索で時短できる
アナログの場合は欲しいデータがあっても紙の束やファイルを1から探さなくてはなりませんが、デジタル化すると検索ですぐに調べることができます。
また、名刺管理や顧客データを一元管理できれば、多くの従業員が連絡先を素早く探したり確認したりすることができます。
見たいファイルやエクセルの中身なども、パソコンの初期機能である「ファイルの検索」より検索することができるのです。
⑤どこからでも仕事ができるようになる
社内のデジタル化が進むと、どんな場所からでも資料を閲覧したり仕事の連絡をすることが可能になります。
クライアントの会社に向かう途中で資料を確認したり、打ち合わせの内容を確認することができるのです。
突き詰めればテレワークをすることも可能になるので、社員のモチベーションもアップするでしょう。
⑥「言った」「言わない」がなくなる
アナログで仕事をしていると「昨日言った仕事はどうなった？」となったり「そんなことは頼んでない」と言ったすれ違いが発生します。
どうしても口頭で仕事を依頼すると内容があやふやになったり、誤って伝わってしまうことがあるでしょう。
仕事の依頼もデジタル化し、なるべくチャットやテキストでお願いするようにすると、すれ違いが起きた時も「こういう書き方は良くなかったのか」だったり「そんなこと書いていないではないか」とはっきり原因を追求することができます。
仕事の言った言わないを解決するためにもデジタル化の導入は非常におすすめです。
デジタル化のデメリット
それでは逆に、デジタル化にデメリットは存在するのでしょうか。
ソフトやシステムにお金がかかる場合がある
デジタル化をするためにソフトやシステムを導入する場合、月額費用や単発費用がかかってしまう場合があります。
しかし昨今ではデジタル化は気軽に行えるため、無料でも十分可能でしょう。
ただセキュリティや使いやすくデジタル化したいといった場合にはソフトやシステムの導入が必要な場合があるので、詳しいコンサルタントに聞けると良いですね。
デジタルに詳しくない人が置いてかれてしまう
一気にデジタル化を図ると、デジタルに詳しくない人が置いてかれてしまう可能性があります。
しかし政府もデジタル化を推奨しているため、今後の最新技術に対応するためにはデジタル化は必要なので、1つ1つ丁寧にデジタル化していき理解していく必要があるでしょう。
デジタルに自信がない人は徐々にデジタル化を行っていくのがおすすめです。
デジタル化のメリットを得たいけど難しいと思っている人は
デジタル化してみたいけど、実際自分では何をしたらいいのか良く分からないという人はデジタル化のコンサルティング導入をおすすめします。
どんなことをしたいのかや現状を無料相談して、見積もりをもらい作業開始です。
価格に納得できればデジタル化は外注した方が非常に楽なので、ぜひ検討してみましょう。
デジタル化のメリットについてよくある質問
そんなデジタル化のメリットについてよくある質問や疑問に回答してみました。
デジタル化のメリットについてまとめ
今回はデジタル化のメリットについて紹介しましたがいかがでしょうか。
デジタル化が良いと言われ続けていても、実際にどのようなメリットがあるのかは実感しづらいですよね。
コストカットや作業の効率化を図るために、ぜひ自社のデジタル化を進めていきましょう。
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