こんにちは、Webの困りごとを解決するWeeebです。
今回は、デジタル化とは例えばどんなものがあるのか、6つの例と企業事例を交えて徹底解説します。
デジタル化の事例を知りたい方はぜひ参考にしてみてください。
デジタル化とは例えば何がある？
デジタル化とは、業務の効率化を目的として、アナログのビジネスプロセスをデジタルに変えることを指します。
今回は、デジタル化とは例えば何があるのか、具体例を6つ挙げてみました。
- 資料や顧客データのペーパーレス化
- 手紙や連絡のメール化
- 契約書・請求書の電子化
- 設計図のCADソフト化
- メモ書きやデータ入力のパソコン化
- 出社のテレワーク化
上記6つのデジタル化について、詳しくみていきましょう。
①資料や顧客データのペーパーレス化
デジタル化の第一歩として、資料や顧客データのペーパーレス化が挙げられます。
紙で管理していた情報をデジタル化すると、文書の所在が明確になり探しやすいというメリットがあります。
加えて、ペーパーレス化によりさまざまな端末から時間を問わず確認できるようになるため、情報共有が円滑になります。
印刷の手間が省けることから、紙やインクのコスト削減にもつながります。
さらに、紙での文書と比較して、保管場所の確保が不要であることもメリットといえます。
②手紙や連絡のメール化
従来、手紙や電話で行っていた連絡をメールで行うこともデジタル化の1つです。
手紙のように紙媒体を選択すると、①手紙を書く②封筒に入れる③切手を貼る④投函するといった手間がかかります。
また、電話も同様に「担当者につながらない」「電話対応で業務が中断」という事象が起こりがちです。
そこで、連絡手段をメールにすると、業務の効率化につながります。
③契約書・請求書の電子化
働き方改革の推進により、契約書や請求書の電子化需要が高まっています。
契約書や請求書の電子化により、メール添付でのやり取りが可能に。
これは、紙・インク・封筒・切手などのコスト削減や管理業務の効率化にもつながります。
④設計図のCADソフト化
CADソフトを使用すると、パソコン上で機械設計・建築設計などが行えます。
設計者が手作業で作図するよりも、CADを導入することで大幅に作業を効率化できます。
また、図面のデジタル化により、データの編集が気軽に行えることと、図面共有が円滑に行えることで業務の効率が高まります。
⑤メモ書きやデータ入力のパソコン化
メモ書きやデータ入力をパソコンで行うことで、さまざまな端末から内容を確認・共有ができ、印刷や付箋貼り付け等の手間を省けます。
⑥出社のテレワーク化
出社をテレワークにすることも立派なデジタル化です。
テレワークを自社で実現するには、PCやインターネット環境の構築が必須となります。
資料のペーパーレス化・コミュニケーションツールの導入・勤怠管理ツールの導入といった取り組みもすべてデジタル化になります。
デジタル化の企業事例
企業ではどのようにデジタル化を行っているのか、以下に具体例をピックアップしてみました。
| 企業名 | 会社概要 | 実際の取り組み | デジタル化の効果 |
| サントリー食品インターナショナル | サントリーグループで、ソフトドリンクを取り扱う | 2018年から社内業務のペーパーレス化 | 契約書のやり取りなどを電子化できたことで、コロナ禍でも業務が継続できた。 |
| トヨタ自動車株式会社 | 自動車メーカー | 営業システムのデジタル化（基幹システムと顧客管理システムをsalesforceで連携） | 顧客情報をスムーズに活用でき、280ある販売会社の営業活動が効率化。 |
| 株式会社HiLo | 人材派遣業を展開 | 営業リスト作成のデジタル化 | 営業活動時間が削減され業務が効率化。新規顧客の獲得につながった。 |
参考：https://kobot.jp/kobot_lab/dx/z-temp03/
社内資料・書類のぺーパーレス化を行うことで、書類のやり取りがテレワークでも対応が可能になる点は、大きなメリットといえます。
また、顧客情報の管理をデジタル化することで、情報共有や情報活用がスムーズになり業務の効率化が図れるようです。
加えて、人の手では時間がかかる作業をデジタル化で削減できれば、業務効率が格段に向上します。
これらの事例を参考にして、まずは自社の課題をピックアップしてみましょう。
デジタル化の始め方3ステップ
それでは実際にデジタル化を始めるにはどうしたら良いのでしょうか。
具体的な始め方を手順で紹介していきます。
①まずはペーパーレス化をしよう
デジタル化といっても、何からしたらいいかわからない場合は、まずはペーパーレス化に取り組んでみましょう。
ペーパーレス化では、下記のような作業を行います。
- 既にある紙資料をスキャンしてパソコンに保存
- 今後はGoogleスライドやGoogleドキュメント・スプレッドシートにてデジタルで資料を作成する
こちらを行えば、印刷関連コストや書類の紛失・紙類の保管場所を削減することができます。
②契約書の電子化をしよう
続いて、普段は紙や郵送で行う契約書の電子化を検討しましょう。
契約書や請求書の電子化により、郵送物のやり取りが不要となり、印刷や郵送といった時間が短縮できます。
実際に契約書の電子化をするなら「クラウドサイン」や「freeeサイン」がおすすめです。
契約書をデジタル化すると社員が出社しなくても契約業務が行えるようになるので、社員の満足度や仕事の効率化も図ることができます。
③データをクラウド上で管理しよう
紙データのデジタル化が進んだら、それらのデータをクラウド上で活用できる仕組み作りをしましょう。
クラウド上でデータ共有ができるようになれば、リモートワークの環境が整い、働き方の自由度が高まることで社員の満足度も上がることでしょう。
リモートワークをサポートするために、導入しておきたいのがクラウド型の勤怠管理システムです。
システムで管理することで、電話やメールで報告を受けた勤怠情報を取りまとめる必要がなくなり、管理業務も楽になります。
クラウドの無料ドライブなら「Googleドライブ」がおすすめです。
無料で15GBまで使えるので、試しに使ってみたいならぜひ導入してみましょう。
デジタル化について、「自分では何をしたらいいか分からない」「外注したい」という人は下記より無料相談していただけます。
デジタル化には例えばどんなものがあるのかについてまとめ
今回は、デジタル化は例えばどんなものがあるのかについて解説しました。
デジタル化とは、業務の効率を目的として、アナログな工程をデジタルに変換することを指します。
まず、資料・データ・契約書等をペーパーレス化することで、印刷や郵送といった手間やコストを同時に削減できます。
電子化したデータをクラウド上で共有できる仕組みを作れば、社員が出社しなくても仕事ができる環境も整いますね。
デジタル化とは例えばどんなものがあるのか気になる方は、ぜひこの記事を参考にしてみてください。
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